Допускается ли в доп. соглашении к трудовому договору ставить факсимиле?

Факсимильная подпись: быть или не быть

Допускается ли в доп. соглашении к трудовому договору ставить факсимиле?

Факсимиле – это печать, которая оставляет на бумаге оттиск в виде подписи. С одной стороны, это удобно (можно срочно подписать документ в отсутствие руководителя; да и ему самому это устройство поможет быстрее справляться с кипой бумаг, накопившихся для подписания).

С другой – это опасно (если не организовать работу на должном уровне, то потом будет сложно откреститься от подписи на «опасном» документе). Автор рекомендует определенный порядок изготовления факсимиле.

Объясняет, как закрепить перечень документов, на которые оно может быть проставлено, как назначить ответственных за хранение и использование факсимиле, как организовать их учет и контроль наличия, как уничтожить факсимиле уволенного сотрудника.

При ответе на каждый вопрос автор демонстрирует образцы необходимых для оформления документов.

В первой части статьи, опубликованной в предыдущем номере журнала, основное внимание мы уделили способам регламентации работы с факсимиле, в т.ч. документированию этой рискованной, но порой необходимой процедуры.

Сейчас же предлагаем разобраться со вторым аспектом проблемы – определить перечень документов, на которых допустимо использовать факсимиле вместо собственноручной подписи без ущерба для юридической силы документа. Предлагаем начать рассмотрение с группы документов, подписываемых для заключения сделок.

Заключение сделки

Договором признается соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (это зафиксировано в п. 1 ст. 420 Гражданского кодекса РФ1).

А в п. 1 ст. 160 ГК РФ говорится, что сделка должна быть подписана лицами, ее совершающими, или должным образом уполномоченными. Что это означает? Лицом, совершающим сделку, может быть физическое лицо, например, человек, покупающий недвижимость.

А вот коммерческий директор, который подписывает этот же договор от лица инвестиционной компании, является уполномоченным этой организацией лицом. Отметим еще один важный момент: в п. 1 ст.

160 речь идет об оригинальных собственноручных подписях на договорах.

А вот в п. 2 ст.

[attention type=yellow]

160 ГК РФ уже указывается на возможность использования факсимиле, но при определенных условиях: «Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или другого копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон».

[/attention]

Арбитражный процессуальный кодекс2 тоже допускает представление факсимиле в качестве доказательства воли стороны: «Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также документы, подписанные ЭЦП или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором» (п. 3 ст. 74 АПК РФ).

Следовательно, в гражданско-правовых отношениях допустимо использование факсимиле при подписании договоров в случае согласия на это всех сторон сделки. Теперь предлагаем разобраться, как подтвердить наличие у сторон сделки согласия на использование факсимиле.

Здесь следует сделать оговорку. По общему правилу сделки между юридическими лицами, а также между юридическими лицами и гражданами должны совершаться в простой письменной форме (п. 1 ст. 161 ГК РФ). Эта письменная форма может быть реализована двумя способами (п. 2 ст. 434 ГК РФ):

  • составлением одного документа, подписанного сторонами, либо
  • обменом разными документами, каждый из которых подписан одной из сторон сделки. Эти документы стороны могут направлять друг другу почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связью, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Подписание договора «между присутствующими»

Сначала разберемся с договором, составленным как один документ, который подписан всеми сторонами. Такой способ заключения договора традиционно именуется «между присутствующими» и является самым распространенным:

  • инициатор сделки направляет проект договора будущему контрагенту;
  • в случае согласия заключить договор на предложенных условиях контрагент подписывает этот проект;
  • после подписания обеими сторонами он приобретает статус заключенного договора.

Если договор составлен как один документ, то соглашение сторон об использовании факсимиле должно быть в нем четко зафиксировано. Например, в договор можно включить следующее положение:

Пример 11

Стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи и факсимиле подписи (воспроизведенное механическим способом с использованием клише).

Если между сторонами отсутствует соглашение, суд не примет во внимание подписанные факсимиле документы и вы не сможете доказать факт волеизъявления, ими зафиксированный.

Возможность проставления поддельных подписей на договорах никто не отрицает. Но вот использование поддельных факсимиле, думаю, многих приведет в замешательство. Такие случаи вполне реальны, хотя и достаточно редки.

Для установления идентичности собственноручной подписи используется графологическая экспертиза. В отношении клише, воспроизводящего подпись, проводят идентификационную экспертизу, в рамках которой эксперт с высокой степенью достоверности может установить, когда сделан оттиск, а также сделан ли он одним и тем же клише или использовались разные.

Следовательно, в целях минимизации рисков руководство компании должно получить подтверждение того, что контрагент использует одни и те же факсимиле. Это особенно важно, если, например, к договору поставки будут подписываться факсимильной подписью спецификации, суммы по которым могут достигать нескольких миллионов. В этом случае можно рекомендовать:

  • сам договор подписывать собственноручной подписью;
  • включить в договор таблицу с образцами собственноручных подписей должностных лиц, уполномоченных для подписания дополнений, изменений, приложений к договору, и образцами оттисков их факсимиле (см. Пример 12). Это позволит подписывать факсимильной подписью все вышеуказанные документы, что значительно ускорит документооборот между компаниями.

Дополнительно необходимо договориться об информировании друг друга в случае утери клише или замены его на новое по другим причинам. Для этих целей в договор можно включить следующее условие:

Пример 12

Стороны договорились, что договор должен быть подписан собственноручной подписью руководителя или иного уполномоченного лица с каждой стороны, при подписании дополнений и изменений, включая спецификации к договору, стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи ­и факсимиле подписи в соответствии со следующими образцами:

Стороны договорились информировать друг друга в 3-дневный срок в случае утери факсимиле или замены его на новое по различным причинам с последующей подготовкой дополнительного соглашения.

Какой текст об использовании факсимильной подписи включить в договор, в каждом конкретном случае должна решать сама организация. Нужно оценить объем документов, подлежащих подписанию собственноручной подписью, и рисков при использовании факсимиле.

Практика показывает, что организации чаще решаются применять факсимиле на договорах, заключаемых в массовом порядке, но сумма каждого из которых не столь значительна (например, договоры на оказание образовательных услуг).

При заключении же многомиллионной сделки лучше использовать собственноручную подпись или предусмотреть в договоре образцы собственноручной подписи и оттиска факсимиле.

Заключение сделки «между отсутствующими»

Теперь рассмотрим второй способ заключения сделки – посредством обмена разными документами.

Заключение сделки «между отсутствующими» предполагает не только пространственное удаление сторон друг от друга, но и разъединенность волеизъявления сторон во времени.

В этом случае нас будут интересовать письма, которые на практике являются довольно распространенным способом документального оформления оферты (предложения заключить сделку, см. Пример 13) и акцепта (согласия на предложенные условия, см. Пример 14).

Пример 13 Пример 14 [attention type=red]

Подобный обмен письмами является заключением договора поставки асбеста на согласованных условиях, который обязателен для исполнения обеими сторонами. Поэтому подобные письма должны подписываться собственноручной подписью руководителя или уполномоченного лица. Ведь в них отсутствует согласие на применение факсимиле.

[/attention]

Документом, играющим роль оферты, может являться и некая узкоспециальная форма. Довольно часто используют заявку, например, на участие в выставке. Акцептом в данном случае может служить подтверждение заявки. Обращаем внимание читателей на то, что данные документы также должны быть подписаны собственноручной подписью руководителя или уполномоченного лица.

«Знал бы где упасть, соломки бы подстелил»

Очень часто случается так, что, получив договор, подписанный контр­агентом, ответственный исполнитель сдает его в службу делопроизводства для оперативного хранения. При этом сотрудникам службы делопроизводства следует внимательно проверять договор. Наличие подписей и печатей – это еще полдела.

Если в договоре обнаружится факсимильная подпись, а в тексте будет отсутствовать формулировка, выражающая согласие сторон на использование факсимиле, то нужно «забить тревогу». Это значает, что в случае судебного разбирательства договор будет признан недействительным.

Обнаружив такой изъян, о нем необходимо проинформировать юридическую службу компании.

Этот изъян могут заметить не только сотрудники вашей организации, но и, например, нотариус, который откажется заверить нотариальную копию такого договора.

Хотелось бы предупредить читателей еще об одной опасности, которая подстерегает их при использовании факсимиле при подписании договоров.

Как уже отмечалось, факсимиле облегчает жизнь в том случае, когда нужно поставить подпись на документе во время отсутствия руководителя на рабочем месте. Но отсутствие отсутствию рознь.

Дело в том, что руководитель может находиться на совещании в вышестоящей организации на другом конце города, а может просто уехать в отпуск.

Находясь в очередном отпуске, служебной командировке или на больничном, руководитель не может исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором.

Поэтому использование факсимиле на договорах, дата подписания которых совпадает с очередным отпуском, служебной командировкой, временной нетрудоспособностью, может привести к непредсказуемым последствиям.

Судебная практика свидетельствует о том, что договоры, «подписанные» директором, находящимся в отпуске, довольно часто оспариваются. При этом такие договоры квалифицируются судами3 как «подписанные ненадлежащим лицом ­(неуполномоченным) лицом».

[attention type=green]

Но здесь следует помнить о том, что Гражданский кодекс РФ (ст. 183) предусматривает возможность заключения сделки неуполномоченным лицом, если совершенные им действия впоследствии будут прямо одобрены уполномоченным лицом. Таким одобрением может служить, например, фактическое исполнение обязательств по этому договору.

[/attention]

Пример 15

Договор поставки со стороны покупателя подписали при помощи факсимиле руководителя, находящегося в это время в больнице, по его устному распоряжению. Исполнением покупателем своих обязательств по данному договору может считаться оплата товара на расчетный счет поставщика или его фактическое получение по накладной.

Поэтому, проставляя факсимильную подпись руководителя на договоре, следует быть предельно осторожным и учитывать все возможные последствия.

Организационно-распорядительные документы

Попробуем разобраться, возможно ли подписание приказов, протоколов, писем и других организационно-распорядительных документов факсимильной подписью.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)…

Сейчас при оформлении организационно-распорядительных документов принято ссылаться на вышеуказанный ГОСТ Р 6.30-2003, который носит рекомендательный характер. Но мы вспомним еще два важных документа:

  • Единая Государственная система делопроизводства. Основные положения (ЕГСД);
  • Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

Фрагмент документа

«Единая Государственная система делопроизводства. Основные положения», одобренная Государственным комитетом Совета Министров СССР по науке и технике постановлением № 435 от 04.09.1973 г.

Источник: https://delo-press.ru/journals/documents/oformlenie-dokumentov/34887-faksimilnaya-podpis-byt-ili-ne-byt/

Факсимиле: использовать в кадровых документах или нет?. Статья. Все Тренинги .ру

Допускается ли в доп. соглашении к трудовому договору ставить факсимиле?

Энциклопедии и словари трактуют «факсимиле» как клише-печать, воспроизводящее подпись (от лат. fac simile — сделай подобное).

Трудовое законодательство РФ не раскрывает понятия «факсимиле» и не предусматривает возможность его применения при подписании каких-либо кадровых документов.

Вместе с тем «факсимиле» встречаются в различных инструкциях, положениях, регламентах, принимаемых на уровне ведомств и организаций.

Какой правовой статус факсимильной подписи? Чем вызвано использование «факсимиле»?

В настоящей статье попробуем разобраться, насколько правомерно проставлять факсимиле на кадровых документах, и какие риски при этом существуют?

Факсимиле в трудовом договоре

Согласно ст. 67 ТК РФ «трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами».

Ни эта статья, ни в целом трудовое законодательство РФ не предусматривает возможность применения факсимиле при оформлении трудовых отношений.

Большинство специалистов придерживаются мнения, что использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении трудовых договоров недопустимо, так как требуется именно подписание сторонами договора (проставление собственноручной подписи).

Сторонники противоположного мнения полагают, что, поскольку нет прямого запрета на использование «факсимиле» при оформлении трудовых отношений, проставление подписи руководителя при помощи штампа или клише на трудовых договорах все-таки возможно.

Проблема заключается в том, что при использовании факсимиле достаточно сложно учесть действительное волеизъявление работодателя относительно заключения трудового договора с конкретным работником, что может стать предметом спора в суде. Так, К.Ю. проходила стажировку в ООО «Метаком» в качестве помощника бухгалтера.

[attention type=yellow]

По результатам стажировки было принято решение не принимать её на постоянную работу. В судебное заседание истицей был представлен трудовой договор, изготовленный в другом стиле, с использованием факсимильной подписи директора. Представитель ответчика указанный трудовой договор не признал допустимым доказательством наличия трудовых отношений между обществом и К.

[/attention]

Ю., мотивируя тем, что истица имела свободный доступ к печати и факсимильной подписи директора и могла самостоятельно изготовить трудовой договор. Каких-либо иных доказательств, свидетельствующих о выполнении истицей трудовых обязанностей в организации, начислении и выплате ей зарплаты в суд не представлено (Решение Ленинского районного суда г.

 Пензы от 08.06.2015 по делу №12–309/2015).

В то же время, если работник был фактически допущен или приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя, то, несмотря на ненадлежащее заключение трудового договора или его полное отсутствие, считается, то трудовые отношения между работодателем и работником возникли.

Таким образом, факт ненадлежащего оформления трудового договора не влияет на возникновение трудовых отношений между работником и работодателем.

Указанный вывод подтверждается и судебной практикой. Так, суд обоснованно отклонил довод ответчика об отсутствии трудовых отношений с истцом, представившего трудовой договор, подписанный с использованием факсимиле.

Несмотря на отсутствие в штатном расписании должности истца и сведений о начислении и выплате заработной платы, суд установил факт наличия трудовых отношений по другим документам.

Судом исследовались доверенности, выданные на имя истца, определения судов, в которых истец поименован в качестве юрисконсульта организации, приказы о привлечении истца к дисциплинарной ответственности, сертификат о прохождении курса обучения, а также показания свидетелей (Апелляционное определение Московского городского суда от 24.07.2012 по делу №11–15083).

[attention type=red]

Следовательно, использование факсимиле при оформлении трудового договора не является основанием для признания такого договора недействительным или незаключённым.

[/attention]

Вместе с тем, применение «факсимиле» вместо собственноручной подписи руководителя может повлечь неблагоприятные последствия для работодателя со стороны государственной инспекции труда, которая может признать такое оформление трудового договора ненадлежащим и привлечь к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.

Использование факсимиле при оформлении других кадровых документов

Что же касается иных кадровых документов (приказы, справки и т.п.), то использование факсимиле при их подписании не противоречит действующему законодательству.

Вапелляционном определении судебной коллегии по гражданским делам Саратовского областного суда от 16.05.

2013 по делу №33–2693 суд указал, что «использование факсимиле в приказе об увольнении не запрещено трудовым законодательством и не свидетельствует о несоответствии принятого решения волеизъявлению руководства».

Исходя из личного опыта работы с кадровыми документами, хотелось бы дать некоторые рекомендации, которые позволят избежать типичных ошибок при использовании факсимильной подписи:

  • Перечень документов, на которых возможно проставление факсимиле, необходимо утвердить локальным нормативным актом (инструкция, положение, регламент и т.п.). В локальном нормативном акте следует оговорить ограничения на использование факсимиле (например, во многих инструкциях есть указание, что использование факсимиле на подлинных документах, не допускается).
  • Назначить приказом лицо, ответственное за проставление факсимиле.
  • Во избежание злоупотреблений лучше всего проставлять факсимиле на документах организационно-информационного характера (письма, извещения, справки, приглашения, и др.).
  • Письма, направленные в адрес вышестоящих организаций, федеральных органов исполнительной власти органов субъектов федерации, другие государственные и муниципальные органы, не должны подписываться факсимильной подписью.
  • Желательно использовать факсимиле на копиях отправляемых документов, скрепляя их печатью организации и однотипных документах с большим тиражом.

В заключении хочу добавить, что если возникнет спорный вопрос о правомерности применения факсимиле на том или ином кадровом документе, то свою позицию вам придётся отстаивать в суде.

Источник: https://VseTreningi.ru/articles/faksimile_ispolzovat_v_kadrovyh_dokumentah_ili_net/

Можно ли заверять кадровые документы факсимиле?

Допускается ли в доп. соглашении к трудовому договору ставить факсимиле?

Факсимиле на кадровых документах зачастую ставится сотрудниками организации вместо ее руководителя в том случае, если последний временно отсутствует, либо физически не справляется с огромным объемом кадровых бумаг. Законно ли использование факсимиле, даже если оно не передается другим лицам? Разберемся ниже.

Факсимиле: что это такое, и чем регламентировано его использование?

Факсимиле представляет собой точную копию рукописной подписи. Изображение подписи наносится на носитель (штамп, печать), и с помощью чернил воспроизводится на бумаге.

Использование факсимиле удобно. Время – деньги, а применение такого способа заверки документов значительно экономит время и силы подписанта, особенно если документов много. Минусов тоже достаточно – взять хотя бы риск того, что документ может быть заверен лицом, завладевшим факсимильным штампом противоправно.

Действующее законодательство не содержит понятия факсимиле, порядка использования данного способа заверения документов. Одно из немногих упоминаний о возможности применения факсимиле содержится в п. 2 ст. 160 ГК РФ. Данная норма гласит, что факсимиле может применяться при подписании договора, если такая возможность прописана в законах, или предусмотрена соглашением сторон договора.

Поскольку ни одного закона, который допускает возможность применения факсимиле не принято, единственный способ заверки гражданско-правовых договоров с помощью факсимиле – подписание сторонами соглашения, в котором оговаривается такая возможность.

Иных законодательных норм, помимо п. 2 ст. 160 ГК РФ, которые допускают возможность заверения документов с помощью факсимиле — нет.

Допускается ли использование факсимиле вместо подписи в трудовом договоре?

В настоящее время заверить трудовой договор с помощью факсимиле нельзя. Он будет признан недействительным, со всеми вытекающими последствиями.

Разберемся, почему нельзя? Порядок подписания трудового соглашения установлен ст. 67 ТК РФ. В статье указано, что договор обязательно должен быть письменным, и подписать его должны обе стороны соглашения. Сразу понятно, что «подписать» и «заверить факсимиле» — это абсолютно разные вещи.

Напомним, что ст. 2 ГК РФ допускается использование факсимиле при заключении договоров, если такая возможность отражена в соглашении между сторонами сделки. Возникает вопрос, применимо ли данное правило для трудовых отношений, и может ли работодатель заключить с работником соглашение, в котором будет прописана возможность заверения трудового договора факсимиле?

Ответ отрицательный. В ст. 5 ТК РФ прямо указано, что трудовые отношения не регулируются ГК РФ, даже по аналогии. Они регулируются только Конституцией, трудовым законодательством, иными актами, которые содержат нормы трудового права.

Итак, заверить трудовой договор факсимиле нельзя. Но можно ли заверять данным способом трудовую книжку? Разберемся далее.

Допускается ли вместо подписи в трудовой книжке ставить факсимиле?

Порядок подписания трудовой книжки установлен п. 2.2 Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Согласно данному пункту, на титульном листе ставит свою подпись работник, чем удостоверяет правильность отраженных сведений. Кроме того, на титульном листе ставит подпись ответственный сотрудник, который выдал книжку.

Аналогичные правила действуют и в отношении подписей сотрудника и ответственного кадровика, которые заверяют сведения об увольнении, отраженные в трудовой книжке.

[attention type=green]

Иных правил не предусмотрено. Исходя из этого, можно сделать вывод о том, что факсимиле в трудовой книжке ставить нельзя. В противном случае, записи в ней могут признаваться недействительными, как и сама книжка, ввиду того, что она не подписана.

[/attention]

Таким образом, не допускается ставить в трудовой книжке факсимиле вместо живой подписи, поскольку, во-первых, это не оговорено нормами трудового права, а во-вторых, противоречит Инструкции № 69.

Возможно ли использование факсимиле в кадровых документах?

Помимо трудовых договоров и трудовых книжек существует множество иных кадровых документов – приказы, коллективные договоры, соглашения, и т.д. Можно ли заверять их факсимиле? Ответ отрицательный. Обоснование простое – это не предусмотрено нормами трудового права.

Возможно в будущем в трудовое законодательство будут внесены соответствующие поправки, но в данный момент факсимиле не применяется.

Если в судах оцениваются в качестве доказательств любые кадровые документы, заверенные факсимиле, они однозначно будут признаны недопустимыми доказательствами, поскольку не подписаны надлежащим образом, а значит юридической силы не имеют.

***

Таким образом использование факсимиле на кадровых документах не правомерно. Даже если отразить в локальном акте организации такую возможность, заверенные документы будут признаваться не подписанными.

Источник: https://zakoved.ru/trudovaya-deyatelnost/faksimile-na-kadrovykh-dokumentakh.html

О законе
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: