Каких сотрудников банка необходимо в обязательном порядке согласовывать в ЦБ каким образом происходит процедура согласования?

Содержание
  1. Виза на документе — это… Определение понятия, порядок, критерии, ответственные
  2. Что это такое?
  3. Что такое визирование?
  4. Внутреннее согласование
  5. Особенности оформления
  6. Место визы
  7. Внешнее согласование
  8. Виза согласования
  9. Гриф согласования
  10. Ответственные лица
  11. Сроки согласования
  12. Основные правила
  13. Согласование проекта документа: 7 главных вопросов
  14. 1.Каким документом в организации регулируется процедура согласования того или иного документа?
  15. 2. В каких случаях и проекты каких видов документов на стадии создания требуют согласования?
  16. Что такое банковское сопровождение контракта по 44-ФЗ и в каких случаях оно требуется?
  17. Понятие банковского сопровождения контрактов по 44-ФЗ
  18. Когда следует использовать банковское сопровождение для контрактов
  19. Требования к банкам
  20. Простое банковское сопровождение
  21. Расширенное банковское сопровождение
  22. договора банковского сопровождения контрактов
  23. Согласование документов в компании, как правильно настроить
  24. Процесс согласования в 1С: Документооборот
  25. Отличие электронного от бумажного согласования
  26. Согласование документов вручную
  27. Электронный вариант согласования документов
  28. Порядок согласования документов
  29. Настройка модуля согласования документов
  30. Виды программной связи документов
  31. Обзор процессов согласования документов
  32. Ход согласования документов
  33. Рассмотрение
  34. Согласование
  35. Детали работы
  36. Шаблоны согласований
  37. Контроль процессов
  38. Анализ и мониторинг согласований документов
  39. Заключение

Виза на документе — это… Определение понятия, порядок, критерии, ответственные

Каких сотрудников банка необходимо в обязательном порядке согласовывать в ЦБ каким образом происходит процедура согласования?

  • 24 Мая, 2019
  • Термины
  • Юлия Абдулбарова

Документы обретают юридическую силу только после того, как их подпишут или согласуют. Но кто имеет право на это? В каком порядке происходит согласование? Виза на документе — это его подписание? Данные вопросы мы и разберем в статье.

Что это такое?

Виза на документе — это не отметка о разрешении на въезд в страну. Это качественно иное понятие.

Что такое виза на документе? Рассмотрим подходящие в данном контексте определения:

  • Пометка должностного лица.
  • Надпись на акте или документе, придающая ему силу или удостоверяющая подлинность.
  • Надпись должностного лица на документации, придающая ей юридическую силу.
  • Резолюция, указание исполнителям, разрешение на проведение определенных работ, совершение конкретных действий.
  • Штамп, надпись, отметка в документе, свидетельствующая о подлинности или юридической силе бумаги.
  • Послание, которое свидетельствует, что лицо, которое получает бенефицию, имеет на нее полное право.

Виза на документе — это, как мы разобрались, определенная надпись, печать, штамп, отметка. Теперь разберемся, в каких случаях и кем это проставляется.

Что такое визирование?

Перейдем к следующему термину. Визирование документов — это заверение их официальным лицом путем проставления личной подписи. Последняя удостоверяет, что визировавший ознакомился с содержанием документации и согласен с ним.

Виза на документе — это печать, штамп, личная подпись. Может не только удостоверять согласие с содержанием документа, но и обязывать всех, кому адресована данная бумага, руководствоваться изложенными в ней предписаниями либо непосредственно исполнять их.

цель визирования, согласования документов в том, чтобы устранить обезличивание в разного рода деловых процессах.

[attention type=yellow]

При этом надо помнить, что официально слово «визирование» в деловых бумагах употреблять некорректно. Тут уместно применять термин «согласование». В деловой переписке эти слова являются синонимами, однако «визирование» более подходит для неофициальных бесед.

[/attention]

Таким образом, визирование — это согласование документа. Случай, когда исполнитель оформляет деловую бумагу визой (личной подписью, штампом). Выделяются визы согласования, указания, замечания.

Визирование (согласование) документации может быть как внешним, так и внутренним. Рассмотрим особенности этих двух случаев.

Внутреннее согласование

Оно производится с теми подразделениями, отделами, участие которых предусматривается при реализации данного документа. Если в учреждении действует юридическая служба, то бумаги до их визирования обязательно согласовываются со специалистом-юристом. Также документ может согласовываться с зам. руководителя, в поле ведения которого находятся вопросы, отраженные в бумаге.

Если выполнение документации связано с какими-либо финансовыми тратами, то ее обязательно визирует финансовая служба. В большинстве случаев подпись ставит главный бухгалтер. Он заверяет соглашения и договоры, связанные с получением/отпуском материальных ценностей, выполнением работ и оказанием услуг, приказы об установлении окладов, надбавок к заработной плате, положения о премировании.

Особенности оформления

Разберем теперь критерии визирования документов. Что касается внутреннего согласования, то к визе предъявляются следующие требования:

  • Указание должности визирующего должностного лица.
  • Его личная подпись.
  • Расшифровка последней (фамилия и инициалы).
  • Дата подписи.

Если визирующее лицо не согласно с содержанием документа, у него имеются дополнения и замечания к проекту, то все это излагается на отдельном листе. Он также подписывается и прилагается к основному документу.

Виза тут будет оформлена следующим образом:

  • Надпись «Замечания прилагаются…»
  • Должность.
  • Личная подпись ответственного лица.
  • Расшифровка (фамилия и инициалы работника).
  • Дата согласования документа.

Место визы

Где ставится виза? Тут два случая:

  • Подлинник бумаги отправляется из организации. Визу располагают ниже подписи. Или на левом поле последнего листа экземпляра ксерокопии, который будет оставлен в организации.
  • Подлинник бумаги остается в компании. В большинстве случаев это внутренняя документация. Визу проставляют на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинного документа.

Во всех учреждениях обязательно составляют список важнейших документов с указанием лиц, чьи визы необходимы для признания подлинности этих бумаг, придания документации юридической силы.

Такой перечень обычно можно найти в приложениях к инструкциям по делопроизводству.

Каждый из специалистов данной службы должен четко представлять, без визы каких ответственных лиц документ будет недействительным.

Внешнее согласование

Внешнее визирование документов в организации может происходить с привлечением целого спектра сторонних учреждений:

  • Подчиненные и неподчиненные органы. В случае если бумага как-либо затрагивает их интересы.
  • Научно-исследовательские организации.
  • Общественные объединения.
  • Органы вневедомственного и государственного контроля.
  • Вышестоящие подразделения и проч.

Внешнее согласование документации может быть оформлено следующим образом:

  • Протокол обсуждения проекта документации.
  • Протокол согласования.
  • Гриф согласования.

Как показывает практика, самым распространенным является именно последний вариант. Рассмотрим его более подробно.

Виза согласования

Таким образом, нам нужно различать два схожих, но не равнозначных понятия. Это виза согласования и гриф согласования. Рассмотрим их отличительные черты.

Виза согласования характеризуется следующим:

  • Определение по ГОСТу: реквизит, который фиксирует согласие/несогласие ответственного лица с содержанием документа.
  • Кто уполномочен проставлять? Визу согласования прописывают исполнители (отделы, участвующие в реализации данного документа), заместитель руководителя по соответствующему вопросу, юридический отдел компании.
  • Включает в себя наименование должности визирующего, его личную подпись с расшифровкой и дату.
  • Виза согласования заверяет такие деловые бумаги, как организационные и распорядительные документы, технологические акты, типовые формы внутренней документации, доверенности и договоры.

Гриф согласования

Визирование документов руководителем — не единственный способ их подписания. Рассмотрим теперь отличительные черты грифа согласования:

  • Определение по ГОСТу: реквизит, что выражает согласие стороннего учреждения, не являющегося автором документации, с ее содержанием.
  • Кто уполномочен проставлять гриф? Неподчиненные и подчиненные структуры, вышестоящие ведомства, общественные и научные организации, государственные и вневедомственные образования.
  • Обязательно включает в себя слова «СОГЛАСОВАНО», должность подписывающего лица, наименование организации, личную подпись, расшифровку и дату. Если соглашение подтверждается документом, то после «СОГЛАСОВАНО» указывается его название, дата составления и порядковый номер.
  • Примерами документов, для которых необходим гриф согласования, являются договоры, контракты, кадровые бумаги (требующие согласования с профсоюзом).

Ответственные лица

В зависимости от содержания документации может потребоваться ее визирование самыми разными должностными лицами. Представим стандартный список сотрудников, кто уполномочен ставить визу согласования:

  • Составители проекта данного документа.
  • Исполнители, которым дано составленное поручение.
  • Представители юридического отдела.
  • Сотрудники службы делопроизводства.
  • Главбух.
  • При необходимости — другие заинтересованные работники организации.

Сроки согласования

Какие-то определенные сроки визирования документации определить сложно. Для каждого типа деловой бумаги они определяются в индивидуальном порядке. На это влияет следующее:

  • Важность данного документа в иерархии деловых бумаг.
  • Сложность конкретной документации.
  • Количество этапов согласования бумаги.
  • Число задействованных в визировании должностных лиц.

Основные правила

В заключение перечислим основные правила оформления виз и грифов:

  • Виза проставляется строго на обороте последнего листа проекта непосредственно под текстом. Нередко к документу предлагается специальный лист согласования. Это удобно тем, что при незначительных переделках проекта его можно перепечатать заново, не собирая подписи по второму кругу.
  • Виза оформляется в соответствии с ГОСТ 6.30-2003. Как мы уже упоминали ранее, для внутренних документов достаточно указать должность ответственного лица, его личную подпись, ее расшифровку и дату. При внешнем визировании не забыть прописать «СОГЛАСОВАНО».
  • В конкретных случаях вначале прописывают «Имеются замечания», «Замечания прилагаются», «Согласен с учетом замечаний». Тут нужно не забыть указать ссылку на лист, приложение, где данные замечания перечислены.

Подведем итоги. Виза сама по себе — реквизит документа. Кроме того, она составной реквизит, так как содержит в себе (по ГОСТу) несколько элементов. Какие именно — зависит от способов ее утверждения.

Оно может быть внешним и внутренним.

Стандартными составляющими визы являются: наименование должности ответственного лица, его личная подпись, расшифровка в виде фамилии с инициалами и дата подписания документа.

Источник: https://fin-az.ru/450492a-viza-na-dokumente---eto-opredelenie-ponyatiya-poryadok-kriterii-otvetstvennyie

Согласование проекта документа: 7 главных вопросов

Каких сотрудников банка необходимо в обязательном порядке согласовывать в ЦБ каким образом происходит процедура согласования?

Лучше перебдеть, чем недобдеть.

Народная мудрость

Думаю, что не ошибусь, если скажу, что любого секретаря, работающего в организации, где отсутствуют четкие правила ведения документооборота или эти правила недостаточно тщательно проработаны, неоднократно посещали мысли о высокой ответственности, которую он несет на своих плечах при подготовке того или иного организационного, распорядительного или коммерческого документа.

Я вполне разделяю это беспокойство. Ведь вопросы, затрагиваемые в документах, подчас лежат в настолько различных плоскостях, что одному человеку, будь он даже семи пядей во лбу, зачастую непросто или даже невозможно разобраться во всех тонкостях, скрытых нюансах и возможных последствиях, которые повлечет за собой подписание того или иного документа.

Выходом для делопроизводителя (секретаря) в данном случае будет являться процедура согласования проекта документа перед утверждением его руководящим лицом компании.

Давайте попробуем выработать, отладить, утвердить и запустить в действие жизнеспособный механизм согласования проектов документов, способный снять с сотрудника службы делопроизводства или канцелярии бремя ответственности и свести к минимуму ошибки при составлении и утверждении тех или иных документов компании.

Наша справка

Существуют две формы согласования: внутренняя и внешняя.

Внутреннее согласование – это анализ и оценка ведущими специалистами (руководителями соответствующих служб или подразделений организации) проекта документа с целью проверки корректности формулировки содержания, возложения ответственности, сроков исполнения, финансовых выгод или потерь, проверки соответствия данного документа действующему законодательству и локальным нормативным актам компании.

Внешнее согласование – это согласование документа со сторонними организациями или их должностными лицами.

Внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, может проводиться как с подчиненными, так и с неподчиненными органами (если содержание документа затрагивает их интересы), научно-исследовательскими организациями, различными комитетами и общественными организациями, контролирующими органами и т.д.

1. Каким документом в организации регулируется процедура согласования того или иного документа?

Вот что говорится в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76:

Извлечение

из Методических рекомендаций

3.3.4. Подготовка нормативных правовых актов федерального

органа исполнительной власти

[…] В Инструкции по делопроизводству раскрывается:

состав реквизитов нормативного правового акта и порядок их оформления;

порядок и сроки подготовки проекта нормативного правового акта;

порядок его согласования (согласование нормативного правового акта с должностными лицами федерального органа исполнительной власти, согласование проекта акта с другими органами федеральной исполнительной власти, если в нем содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других федеральных органов исполнительной власти, иных органов и организаций, порядок согласования проекта нормативного акта, подготовленного федеральной службой или федеральным агентством, с федеральным министерством, в ведении которых они находятся);

состав документов, сопровождающих проект, и приложений к нему, правила их оформления;

порядок представления нормативного правового акта на экспертизу в Министерство юстиции Российской Федерации;

порядок принятия (подписания, утверждения) нормативных правовых актов;

порядок доведения нормативного правового акта до исполнителей. […]

Таким образом, основным руководством к действию, в котором должен быть прописан порядок согласования документов, является инструкция по делопроизводству.

Как показывает мой опыт работы, далеко не во всех организациях этот документ составлен должным образом и с детальной проработкой процесса. Многие организации не имеют не то что отработанной процедуры согласования, но и самой инструкции. Поэтому рассмотрим этот, самый неприятный для нас случай.

У секретаря или делопроизводителя такой организации сразу возникает целый ряд вопросов.

2. В каких случаях и проекты каких видов документов на стадии создания требуют согласования?

Источник: https://www.profiz.ru/sr/8_2015/soglasovanie/

Что такое банковское сопровождение контракта по 44-ФЗ и в каких случаях оно требуется?

Каких сотрудников банка необходимо в обязательном порядке согласовывать в ЦБ каким образом происходит процедура согласования?

Федеральным законом «О контрактной системе в сфере закупок» предусмотрен один из весьма действенных инструментов финансового контроля за исполнением заключенных государственных и муниципальных контрактов. Данным инструментом является банковское сопровождение заключенных контрактов и договоров. Использование данного инструмента предусмотрено положениями статьи 35 указанного закона.

Понятие банковского сопровождения контрактов по 44-ФЗ

Банковское сопровождение контракта – это специальная деятельность финансово-кредитного учреждения, обладающего соответствующей лицензией, направленная на осуществление контроля исполнения заключенного ранее государственного или муниципального контракта.

В ходе такого контроля происходит проверка имеющихся документов исполнителя по контракту относительно проводимых расчетов, а также направление результатов проверки государственному или муниципальному заказчику.

В процессе осуществления банковского сопровождения контракта заказчику дано право контроля за проводимыми по контракту платежами со стороны исполнителя.

В настоящее время используются простое и расширенное банковские сопровождения, предусмотренные Федеральным законом № 44-ФЗ «О контрактной системе».

Когда следует использовать банковское сопровождение для контрактов

Постановлением Правительства Российской Федерации №963, принятым 20 сентября 2014 года, установлены случаи, когда использование банковского сопровождения независимо от его формы является обязательным. К числу таких случаев относятся:

  • заключение контракта, характеризуемого как контракт жизненного цикла. Под такими контрактами понимаются такие закупки, в которых потенциальному исполнителю предлагается выполнить целый комплекс работ или оказать услуги от момента проектирования будущих результатов по контракту до момента сдачи полученных итоговых результатов (например, при строительстве автомобильных дорог, мостов, многоквартирных домов и т. д.);
  • если итоговая цена заключаемого контракта превышает десять миллиардов рублей вне зависимости от используемых закупочных процедур;
  • проводится закупка у единственного поставщика при условии, что такой поставщик определен специальным распоряжением или иным правовым актом Правительства Российской Федерации, а в содержании такого определяющего акта содержится указание на обязательность осуществления банковского сопровождения.

В соответствии с абзацем 2 пункта 2 указанного Постановления использование банковского сопровождения недопустимо в отношении гражданско-правовых договоров, заключаемых государственными и муниципальными заказчиками. Кроме того, не проводятся мероприятия банковского сопровождения в отношении контрактов, направленных на исполнение государственного оборонного заказа, а также в отношении контрактов, которые заключаются вне гособоронзаказа, но сведения о таких закупках являются объектом охраны законодательства о государственной тайне.

Однако со всеми банками может быть заключен договор банковского сопровождения.

Требования к банкам

Раздел 2 Правил осуществления банковского сопровождения контрактов, утвержденных Постановлением Правительства РФ №963, устанавливает определенные требования, которые должны быть предъявлены к банкам, осуществляющим банковское сопровождение по заключенным государственным и муниципальным контрактам. К числу основных требований относятся:

  • капитал финансово-кредитной организации не должен быть менее одного миллиарда рублей;
  • опыт работы на рынке оказания финансово-кредитных услуг составляет не менее пяти лет;
  • в отношении конкретной организации не должно проводиться со стороны Центрального банка мер, направленных на финансовое оздоровление;
  • установленные на отчетные даты нормативы по взаимодействию с Центробанком полностью соблюдаются и исполняются на протяжении не менее, чем последних шести месяцев;
  • финансово-кредитная организация находится в реестре пользователей специальной системы передачи финансовых сообщений Банка России при осуществлении казначейского сопровождения контракта, а также пользуется такой системой.

Для того чтобы государственный или муниципальный заказчик имел представление о том, какая именно финансово-кредитная организация может быть выбрана в качестве банка, осуществляющего сопровождение контракта, он может обратиться к специально сформированному на основании Письма Минфина №05-07-12/4 от 28.04.2010 перечню банков, которые могут быть задействованы для выполнения обязанностей, предусмотренных статьей 35 Федерального закона «О контрактной системе…».

Простое банковское сопровождение

Как уже говорилось выше, в настоящее время используются два варианта банковского сопровождения контрактов – простое и расширенное. Простое банковское сопровождение регулируется подпунктом «а» пункта 3 Постановления Правительства № 963. В соответствии с его положениями использование простого банковского сопровождения осуществляется в случаях:

  • заключения государственного или муниципального договора или контракта «жизненного цикла», если его начальная максимальная цена не превышает десяти миллиардов рублей;
  • установленная начальная максимальная цена контракта превышает десять миллиардов рублей вне зависимости от того, о какой процедуре определения поставщика идет речь, равно как и вне зависимости от того, производится ли закупка у единственного поставщика, который был определен специальным правовым актом Правительства Российской Федерации или Президентом РФ;
  • если при проведении закупочной процедуры установлено ограничение по участию только юридических лиц, которые в силу своей деятельности попали под международные санкции и с целью специального учета были внесены Правительством Российской Федерации в специальный реестр.

Кроме того, простое банковское сопровождение может быть установлено в том случае, если специальными правовыми актами органов исполнительной власти субъектов федерации либо уполномоченными органами муниципального образования установлено требование о наличии банковского сопровождения контрактов определенного вида, заключаемых подведомственными заказчиками.

Например, для Ленинградской области обязательное банковское сопровождение должно быть установлено для всех контрактов, начальная максимальная цена контракта составляет не менее одного миллиарда рублей.

Расширенное банковское сопровождение

Банковское сопровождение в его расширенном типе применяется в случаях, предусмотренных положениями подпункта «б» пункта 3 указанного выше Постановления Правительства. В соответствии с содержанием данного подпункта расширенное банковское сопровождение используется в следующих случаях:

  • речь идет о работах по осуществлению строительства и реконструкции тех объектов, которые относятся к объектам капитального строительства. Такое сопровождение осуществляется в случае заключения контракта с единственным поставщиком в случае, если в самом контракте не установлено требование о внесении обеспечения исполнения контракта;
  • закупка проводится на основании установленных государственных программ, если начальная максимальная цена контракта более пятнадцати миллиардов рублей, но в рамках самой государственной программы сформулировано требование об установлении расширенного банковского сопровождения;
  • в отношении контрактов, которые заключаются по решению Правительства Российской Федерации, если в отношении такого контракта предусмотрено проведение казначейского сопровождения;
  • проводится закупка у поставщиков, которые подпали под санкции, в результате чего были включены в специальный реестр Постановлением Правительства, а начальная максимальная цена заключаемого соглашения превышает сумму в пятнадцать миллиардов рублей;
  • федеральными государственными органами, а также органами государственной власти субъектов федерации принято решение, оформленное в виде соответствующего правового акта, о необходимости установления требования об обязательном банковском сопровождении заключаемого государственного контракта.

На каждый из указанных видов сопровождения должен быть заключен специальный договор в виде двух соглашений – между выбранным банком и заказчиком и выбранным банком и исполнителем по контракту.

договора банковского сопровождения контрактов

Обязанность заключения договора банковского сопровождения ложится на плечи и заказчика, и исполнителя по контракту. Такая обязанность, равно как и перечень тех условий, которые должны содержаться в тексте договора, содержатся в Правилах банковского сопровождения контрактов, утвержденных Постановлением Правительства №963.

К числу основных условий, характерных для договора простого банковского сопровождения, относятся:

  • сведения о том, в какие сроки и в каком порядке исполнитель должен открыть в указанном банке специальный счет для проведения всех расчетов между исполнителем, его субподрядчиками по исполнению контракта и государственным или муниципальным заказчиком;
  • правила, по которым будет осуществляться зачисление и списание денежных средств по специально открытому для осуществления сопровождения счету;
  • если у контракта нет сопровождения, то в тексте договора сопровождения контракта должны быть указаны положения о том, в каком порядке будет реализовываться возможность заказчика проводить авансовые списания средств с указанного счета;
  • перечень обязанностей банка, среди которых необходимо указать ежемесячное предоставление заказчику выписки со счета с указанием всех проведенных на нем операций, а также отчеты о проделанных операциях. Кроме того, потребуется предоставить сведения о проводимых мероприятиях по идентификации участников исполнения подписанного соглашения. Также указанным договором на банк возлагается обязанность направлять в Федеральное Казначейство сведения о выполняемых мероприятиях по сопровождению, если направление такой информации предусмотрено специальными правовыми актами Правительства РФ;
  • дополнительно указываются сведения о том, в каком порядке будет происходить расторжение или изменение договора сопровождения.

Если речь идет о расширенном сопровождении, то в договор включаются также дополнительные положения:

  • о стоимости услуг, которые будет предоставлять банк по такому договору. Данный размер вознаграждения рассчитывается на основании положений пункта 4 указанных выше Правил;
  • о необходимых к указанию сведений в направляемых платежных документах, а также сроках и порядке проводимых проверок таких платежных документов (включение и перечень данных условий потребуется согласовать с самим заказчиком по исполняемому контракту);
  • о перечне документов, которые будут подтверждать проведение того или иного платежа, а также порядок предоставления таких платежей;
  • о сроках проведения проверочных мероприятий самим банком тех документов, которые подтверждают факт выполнения определенного этапа исполнения контракта, а также порядок такой проверки;
  • об основании и порядке выдвижения отказа банка в удовлетворении заявки на проведение оплаты;
  • об обязанности банка предоставлять заказчику и контролирующим органам (в частности, Федеральному Казначейству) отчеты о проведенном мониторинге исполнения контракта и о результатах такого мониторинга. Такая обязанность возлагается на сопровождающую соглашение финансово-кредитную организацию в тех случаях, когда такое требование установлено правовыми актами Правительства Российской Федерации. На подготовку таких отчетов дается не более пяти рабочих дней;
  • о мерах ответственности, которые могут быть применены к банку в случае, если отказ провести платеж на основании предоставленных платежных документов какой-либо из сторон подписанного ранее соглашения об обеспечении государственных или муниципальных нужд будет признан неправомерным.

Так как стоимость договора сопровождения контракта финансово-кредитной организацией является существенным условием договора, данному разделу следует уделить особое внимание. Расчет суммы, которую придется заплатить банку, происходит на основании стоимости обслуживаемого контракта и выглядит следующим образом:

  • если стоимость контракта находится в диапазоне от 500 млн до 1 млрд рублей, то банк вправе взять за свои услуги до 1,15% от цены обслуживаемого контракта;
  • если диапазон стоимости контракта составляет от 1 до 5 млрд рублей, то в качестве вознаграждения банку может быть выплачено не более 1,12% от цены контракта;
  • при цене в диапазоне от 5 до 10 млрд рублей банку придется заплатить не более 1,09% от общей стоимости соглашения;
  • если цена находится в диапазоне от 10 до 15 млрд рублей, то сумма вознаграждения не может превышать 1,05% от такого показателя по соглашению;
  • если цена контракта превысила 15 млрд, то банк не сможет получить более 1% в качестве вознаграждения за свои услуги.

Сумма, полученная в итоге по проведенным расчетам, должна быть внесена в текст договора в виде обязательной к уплате с указанием порядка проведения расчетов между всеми участниками такого договора. Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Источник: https://zakonguru.com/goszakupki/44/bankovskoe-soprovozdenie.html

Согласование документов в компании, как правильно настроить

Каких сотрудников банка необходимо в обязательном порядке согласовывать в ЦБ каким образом происходит процедура согласования?

Согласование – это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.

Суть согласования состоит в правильной разработке, оформлении управленческих решений по важным направлениям работы организации.

Процедура документооборота обеспечивает качество не только документов, но и реальных процессов управления. Согласование минимизирует риски и обеспечивает исполнение решения.

Этот организационный инструмент помогает анализировать конкретные финансовые, экономические, юридические и прочие факторы в комплексе принятия решения.

Процесс согласования в 1С: Документооборот

1С: Документооборот не имеет определенной отраслевой специфики. Система позволяет регламентировать правила, структурировать информацию в бюджетной организации, коммерческом секторе.

В программе 1С можно согласовывать не только документы, а еще и заведение контрагентов, проведение мероприятий, отдельные проекты и другие многочисленные задачи. Введение электронного согласования повышает в разы эффективность управленческой работы.

Отличие электронного от бумажного согласования

Сравнение типичной ситуации согласования договора наглядно показывает различие двух способов решения задачи. 

Согласование документов вручную

В традиционной бумажной версии процедура выглядит так:

  • Юрист направляет проект ответственным работникам;
  • Каждый сотрудник вносит в документ свои правки;
  • Несколько раз исправленный текст возвращается на доработку;
  • Новая редакция повторно отправляется на согласование;
  • Процесс повторяется до принятия единого решения всеми участниками.

В такой схеме нередко случаются потери версий документа, срыв сроков и бесполезные затраты рабочего времени. 

Электронный вариант согласования документов

В программе 1С: Документооборот согласование договора выглядит следующим образом:

  • Ответственный сотрудник, прикрепив в программе к проекту договора необходимые документы, в один клик отправляет задачу коллегам по заданному маршруту.
  • Каждому из участников цепочки согласования возможно задать ограничение срока.
  • Система показывает онлайн состояние документов, уведомляет о готовности.

Электронный метод позволяет не только сократить количество согласующих лиц, но и ограничить их функции. Так, например, бухгалтер не сможет править орфографические ошибки в тексте. Ему отведена в конкретном договоре область проверки реквизитов.

На поиск и оценку состояния документа тратятся секунды, сроки движения ускоряются в несколько раз. Избавление компании от бумажной рутины экономит время сотрудников, увеличивает темп бизнеса.

Порядок согласования документов

Существующий в программе 1С: Документооборот модуль «Согласование» является специальным инструментом рассмотрения документа. Пользователь определяет список сотрудников для согласования созданного им документа и стартует. Порядок движения текста может быть:

  • простым, документ доступен для работы всем одновременно из заданного списка;
  • сложным, поэтапно первоначальный вариант обрастая правками и изменяясь переходит к одному или нескольким согласующим.

При сложном многошаговом продвижении документ может возвращаться и двигаться снова последовательно по цепочке. Ход работы над текстом всегда можно увидеть в карточке документа кликнув по ссылке «Процессы».

После окончания рассмотрения документа всеми сотрудниками программа подаст сигнал в виде задачи «Ознакомиться с результатами согласования». Будет видно решение каждого из участников, их комментарии. 

Настройка модуля согласования документов

Сначала создается группа доступа всех пользователей, имеющих право участия в процедурах согласований. Настраивать функции согласования можно пользователям, включенным в одну из двух вариантов групп:

  • Администраторы;
  • Новая группа в профиле с ролью «Согласование (настройка).

Для записи ролей пользователей нужно зайти в настройках в раздел «НСИ и администрирование». В папке «Администрирование» нужно кликнуть «Настройки пользователей и прав». При выборе группы доступа создается новый профиль. В нем добавляется роль «Согласование (использование)». После этого в группе доступа (создание) в профиль «Использование согласования» подбираются все участники.

Создаются роли для исполнителей, которые будут участвовать в согласовании. Они могут быть записаны как по фамилиям с именами, отчествами так и по должностям. Например, Федоров Иван Николаевич находится в списке пользователей. Его можно выбрать из другого списка по роли Главный бухгалтер.

Виды программной связи документов

Типовой функционал программы 1С: Документооборот способен отслеживать несколько десятков согласований к одному документу. Сложное переплетение взаимоотношений можно автоматизировать. Для этого классифицируют типы связей при обработке документа:

  • Автоматическая, создающаяся программой, или ручная, добавленная пользователем. В ручном режиме система зафиксирует время добавления и имя сотрудника, внесшего связь во внутреннюю, входящую или исходящую карточку документа.
  • Единичная, при обработке одного документа, или множественная связь. В последней может быть задействовано несколько разных документов так называемых источников, первоначальных версий, и последующих вариантов, именуемых приемниками.
  • Имеющая обратную связь или нет. При наличии такой возможности программа автоматически выстраивает связь с заданными настройками от источника к преемнику. В случае удаления одного из связанных документов, их обратные связи тоже автоматически исчезнут.

Все виды перечисленных связей задаются при настройке системы. Справочник «Типы связей» находится в разделе программы «Нормативно-справочная информация». Перейти из карточки справочника «Типы связей» можно регистром «Настройка связей» к элементам сведений документов.

Обзор процессов согласования документов

Одним из основных инструментов согласования являются настроенные схемы, по которым процесс совместной работы над документом идет от старта до финиша.

Ход согласования документов

По мере движения задачи по указанному маршруту каждому задействованному сотруднику направляются соответствующие команды:

Отслеживать запущенные процессы удобно в окне «Мои процессы». Здесь можно контролировать, анализировать, вмешиваться в ход решения задачи. Подписать результат работы в карточке документа можно с помощью электронной подписи.

Рассмотрение

Начало согласования инициируется программой автоматически или запускается вручную. В этом процессе ответственному сотруднику направляются, например, служебные записки или входящие документы. Он может рассмотреть задачу тремя способами:

  • направить на ознакомление, указав список лиц и сроки;
  • лично указать исполнителей, направив им задание со сроками исполнения;
  • внести текстовую резолюцию, вернув документ инициатору рассмотрения для перепоручения конкретным исполнителям.

Принятая резолюция отразится в карточке документа, получившего статус «Рассмотрен». Текст резолюции можно выбрать из шаблонов.

Согласование

Исходящие или внутренние документы, файлы, другие задачи, требующие согласования с ответственными сотрудниками, направляются инициатором по определенному маршруту. Согласующие лица указываются по имени или роли пользователя, например, Иванов или Юрист. Срок устанавливается индивидуально каждому сотруднику или один общий. Решение каждого участника может быть:

  • положительное – «Согласовано» или «Согласовано с замечаниями»;
  • отрицательное – «Не согласовано».

В случае отрицательного результата документ может быть доработан и запущен на новый цикл согласования. Все циклы и истории виз на каждом цикле сохраняются в программе. 

Детали работы

При согласовании управленческих решений каждому сотруднику удобно работать в окне «Задачи мне». В нем видны:

  • группы задач по проекту, автору, типу;
  • персональные, делегированные, ролевые задачи;
  • сводки по всем задачам, в том числе новым и просроченным.

Для продвижения процесса по маршруту и отметки выполнения задачи даже не нужно открывать карточку документа. Варианты выполнения и детали выбранной задачи показываются на странице справа.

Шаблоны согласований

Условия маршрутизации и список сотрудников для определенного вида документов могут четко регламентироваться. В программе для этой цели используют шаблоны, в которых настраивают различные схемы согласования. В качестве примера рассмотрим согласование заявки в ИТ-службу:

  • сотрудник создает документ-заявку;
  • согласует заявку руководитель данного сотрудника;
  • руководитель ИТ-службы согласует документ;
  • исполнитель ИТ-службы направляет уведомление автору заявки об ее выполнении.

Настройки позволяют установить автоматический старт для каких-то ежедневных рутинных событий. К ним относятся регистрация, запись документа, приглашение, ознакомление и т.п. действия, которые будут согласовываться системой без участия пользователя.

В шаблоне процесс согласования настраивается последовательно, параллельно, по определенным условиям, в смешанном режиме.

Пример последовательного шаблона с условием — входящие счета до оплаты обязательно согласовываются финансовым директором или другими уполномоченными работниками компании.

[attention type=red]

Условием является определенная минимальная сумма, допустим, 50 тысяч рублей, которую подписывает к оплате руководитель организации.

[/attention]

Шаблон может быть жестким, с запретом администратора на изменение. У шаблона рекомендательного характера настройки может поменять в процессе работы любой сотрудник.

Контроль процессов

Передача документов внешним корреспондентам и сотрудникам внутри организации учитывается программой. Согласования систематизируются по:

  • спискам документов;
  • затраченному времени;
  • статистике циклов и результатов.

При помощи специальных формируемых программой отчетов можно отслеживать все этапы согласований каждого решения организации. Контрольная функция учета отражает местонахождение документа онлайн, имя работающего с ним сотрудника, сигнализирует об истекающем или пропущенном сроке согласования.

Проверяющий может вмешаться в ход выполнения согласования – приостановить, дать команду на продолжение, прервать процесс.

Окно «На контроле» выводит сверху в первых строках объекты с самым малым временем до конца срока или уже просроченные. Здесь же можно увидеть контрольные карточки с именем контролирующего сотрудника. 

Анализ и мониторинг согласований документов

Автоматическая служба 1С: Документооборота отслеживает более 100 показателей процессов согласований. Основные из них:

  • число циклов;
  • количество просроченных задач;
  • время просрочки;
  • средние трудозатраты.

Устанавливается пороговое значение роста или снижения показателей согласования. Программа информирует о достижении нижнего критического значения.

Аналитические отчеты помогают обнаружить забытые документы, показывают по ним количество дней бездействия. Статистика результатов наглядно показывает процент не согласованных документов. Отчеты дают возможность принять меры к повышению положительной динамики исходов согласования.

Заключение

Как правильно установить 1С:Документооборот, чтобы система работала стабильно и быстро? Какую система управления базами данных выбрать? Как сделать административную установку программы? Ответы на эти и другие вопросы знают специалисты компании «Первый БИТ».

Специалисты Первого Бита также помогут вам:

  • определить виды документов, которые требуют согласования;
  • создать шаблоны этих документов в 1С Документообороте;
  • построим для вас маршрутизацию согласования;
  • обучим сотрудников документообороту;
  • проверим корректность настроенных бизнес процессов в документообороте;
  • создадим инструкции по работе в 1С Документооборот.

Звоните нашим специалистам, они помогут настроить согласование документов в вашей компании.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5a85772d256d5c99049b018e/soglasovanie-dokumentov-v-kompanii-kak-pravilno-nastroit-5e1719ebc31e4900b1af1e83

О законе
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: