Мне на почту пришло письмо следующего содержания, что грамотно можно ответить?

Содержание
  1. Образец ответов на обращения граждан. Федеральный закон № 59
  2. Понятия и определения
  3. Что писать в ответе?
  4. Как работать над ответами
  5. Приблизительный план работы
  6. Пример ответа (не для повторения)
  7. Законодательство о рассмотрении обращений граждан
  8. Тонкости формирования ответов
  9. Ответы на обращения граждан: примеры
  10. Как рассматриваются сложные обращения
  11. Заключительные советы
  12. Пришло письмо на эл. почту о переводе денег – как реагировать?
  13. Письмо «вы получили перевод в размере…»
  14. Зачем присылаются данные письма?
  15. Как реагировать на письма о денежных переводах, наследстве и т.п
  16. «Вернусь с ответом»: как правильно вести деловую переписку | Rusbase
  17. Кейсы
  18. Предложение о расширении сотрудничества
  19. Письмо потенциальному клиенту/партнеру по проекту
  20. Напоминание о дедлайне
  21. Наем нового сотрудника
  22. Ответ на грубость в письме
  23. Как достичь максимума
  24. 20 советов для грамотной электронной переписки
  25. Десять вещей, которые НУЖНО делать:
  26. Десять вещей, которые НЕ НУЖНО делать:
  27. 5 правил e-mail-этикета или как всегда получать ответы на свои письма
  28. Пишите короткие письма
  29. Сделайте текст читабельным
  30. Четко объясните, что вы хотите, чтобы я сделал
  31. Будьте благоразумны со своим запросом
  32. Докажите, почему я должен потратить время, чтобы помочь вам

Образец ответов на обращения граждан. Федеральный закон № 59

Мне на почту пришло письмо следующего содержания, что грамотно можно ответить?

Государство существует для того, чтобы организовывать жизнь своих граждан. Работа эта требует постоянной обратной связи. Люди задают вопросы, говорят о проблемах, генерируют предложения. А ответы зачастую получают невнятные, не связанные с темой.

Поэтому специалисту желательно иметь образец ответов на обращения граждан. Документ необходимо правильно оформить, наполнить осмысленным содержанием, донести до человека позицию организации или государства.

Давайте рассмотрим, как писать ответ на обращение, согласно 59 ФЗ.

Понятия и определения

Обращениями граждан считаются предложения, вопросы, жалобы, заявления и ходатайства. Они могут быть поданы в письменном, электронном виде или устно. Но обращениями будут считаться только тогда, когда официально оформлены.

К примеру, если гражданин поговорил с руководителем, а тот не дал поручение оформить специальный документ по итогам беседы, то ответа ждать не следует, и давать его организация не обязана. Это не является нарушением закона.

[attention type=yellow]

И людям следует знать некоторые бюрократические тонкости. Закон об обращениях описывает, какие виды и формы официальных бесед с госорганами нынче существуют. Иные структуры не рассматривают. Они просто не имеют права инициировать ответы на несуществующие обращения.

[/attention]

Для того чтобы вас услышали, следует действовать в порядке, предписанном 59 ФЗ. Организации обязаны отреагировать на:

  • письмо;
  • вопрос, заданный на личном приеме;
  • электронное послание.

Каждое из перечисленных обращений должно содержать индивидуальные данные гражданина, иначе будет считаться анонимным. А такие документы не рассматриваются, что регулируется действующим законодательством.

Что писать в ответе?

В рассматриваемом процессе участвует две стороны. Обе сталкиваются с определенными проблемами. Людям необходима информация, а служащим следует заботиться о соблюдении законодательства. И тем и другим полезно изучить образец ответов на обращения граждан, чтобы говорить на одном языке.

К примеру, если человек решит пожаловаться на обидевшего его работника и будет ждать информации о его увольнении, то может очень расстроиться. Для принятия обоснованного и справедливого решения необходимы доказательства. Перед работником, рассматривающим таковой вопрос, стоит проблема: как удовлетворить требование заявителя и не нарушить закон.

Необходимо понимать обеим сторонам, что любое письмо, подписанное официальным лицом, является серьезным документом. Эти бумаги хранятся установленное законодательством количество лет. Их можно извлечь из архивов и изучить. В случае необходимости можно провести расследование по форме и содержанию ответа. Все серьезно.

Потому образец ответов на обращения граждан необходим начинающим служащим. Иногда без опыта трудно подобрать корректные формулировки, полностью выражающие суть информации. Теперь давайте перейдем к конкретике.

Как работать над ответами

Ниже приведена приблизительная форма. А пока следует поговорить о бюрократических тонкостях. Закон об обращениях предусматривает все нюансы процесса. В нашем случае важно, что к рассмотрению принимаются письма, подтвержденные индивидуальными данными и подписью заявителя.

Специалисту, формирующему текст ответа, необходимы фамилия и инициалы гражданина, адрес его проживания. Дело в том, что ответ направляется в письменной форме. В шапке указываются персональные данные, которые сообщил заявитель. Далее следует показать получателю, на какое из обращений дается ответ.

[attention type=red]

Вот приблизительное начало текста: «Уважаемая Наталья Геннадьевна! Рассмотрев ваше письмо от 12.04.2011 о нарушениях действующего законодательства в отношении начисления пенсий, (название органа) решил….». То есть необходимо донести до получателя суть проблемы. Если не напоминать о вопросе, то смысл ответа может вообще потеряться, остаться непонятным.

[/attention]

Как правило, об этом специалисты забывают. Представьте, что вам необходимо составить ответ на такое обращение: «Прошу рассмотреть вопрос об установлении в нашем поселке праздника воздушных шариков».

Приблизительный план работы

Не считайте приведённый пример абсурдным. Еще не такие письма приходится рассматривать специалистам. И ошибиться, нарушить порядок рассмотрения нельзя ни в коем случае. Приходится заниматься рутиной работой. Берет работник образец ответов на обращения граждан и повторяет обязательную схему. Она состоит из таких этапов:

  1. Выявить, к компетенции какого подразделения (органа) относится вопрос.
  2. Если ответчиков несколько, направить им копии.
  3. Проинформировать заявителя о том, куда передано его обращение.
  4. Поставить вопрос на контроль.
  5. Назначить ответственного за оформление документа.
  6. Собрать все ответы и сформировать текст, направляемый заявителю.
  7. Проанализировать соответствие законодательству предоставленной информации.
  8. Проконтролировать сроки ответа на письменное обращение граждан.
  9. Направить сводную информацию заявителю.

Этот план может пополняться по мере необходимости дополнительными пунктами. К примеру, если речь идет о проступке работника организации, то руководство может принять решение о проведении служебного расследования. Тогда придется ждать его итогов.

Пример ответа (не для повторения)

Давайте попробуем пройти все пункты плана, учитывая, что о празднике шариков спрашивали орган исполнительной власти. Руководитель организации понимает, что вопрос находится не в его компетенции. Следовательно, его необходимо переадресовать.

Пишется письмо в орган местного самоуправления с просьбой рассмотреть соответствующее обращение. А заявителю отвечают так: «Уважаемый Максим Сергеевич! Наша организация (назвать) рассмотрела ваше обращение от (указать дату) по поводу проведения праздника воздушных шариков.

По сути вопроса сообщаем, данная тема не относится к компетенции (название органа). Ваше обращение было направлено (дата) в местный совет для рассмотрения и ответа, по существу». Данный ответ необходимо отправить заявителю в течение пятнадцати рабочих дней. Вообще же срок рассмотрения – 30 суток.

Но если ответ невозможно дать сразу, необходимы работа нескольких подразделений, то он увеличивается вдвое. На этом делопроизводство не заканчивается. Необходимо дождаться, что скажет местный орган самоуправления, а потом написать заявителю.

К примеру, так: «Уважаемый Максим Сергеевич! Ваше предложение о проведении праздника воздушных шариков от (дата) рассмотрено местным советом. По существу вопроса сообщаем, на настоящий момент годовым планом работы органа не предусмотрена деятельность по расширению перечня массовых мероприятий.

Ваше предложение передано в отдел (указать) для изучения. Начальнику подразделения поручено организовать изучение общественного мнения поселка с тем, чтобы выявить процентное соотношения сторонников и противников идеи. Вы, со своей стороны, можете подключиться к этой работе.

Предлагаем вам прийти на личный прием к начальнику структурного подразделения (назвать) для обсуждения конкретных мероприятий по реализации общественной инициативы. При подтверждении того факта, что большая часть граждан нашего поселка является сторонниками проведения нового праздника, инициатива будет вынесена на рассмотрения сессии местного совета в порядке, установленном законодательством».

Законодательство о рассмотрении обращений граждан

Необходимо понимать, что любой документ, созданный в государственном органе, должен соответствовать нормативно-правовой базе. Когда пишется ответ на обращение, закон, под который подпадает вопрос, выявляется в первую очередь.

К примеру, если жалуются на дороги, то заявление передается в управление ЖКХ, недовольны пенсией – в организацию, занимающуюся социальными вопросами. Законодательство о рассмотрении обращений граждан строго указывает на неправомерность подготовки ответа теми учреждениями, в компетенцию которых не входит вопрос.

[attention type=green]

Конечно, лучше регулировать это на этапе подачи заявления. Специалист, занимающийся работой с гражданами, обязан разобраться, какое подразделение чем занимается, чтобы подсказывать людям адресата. В ином случае заявление пишется на имя «самого главного начальника». В РФ люди направляют вопросы президенту.

[/attention]

А администрация уж решает, какое письменное обращение куда направить, чтобы гражданин получил ответ по сути проблемы, а не отписку.

Тонкости формирования ответов

Любая деятельность специалиста, работающего с людьми, подвергается строгому регламентированию. Законодательно установлены сроки ответа на письменное обращение граждан. Нарушать их непозволительно. Они таковы:

  • 30 дней обычно;
  • 60 – в крайнем случае, когда необходимо дополнительное исследование проблемы.

Но в этом случае заявитель получит промежуточный ответ. Кроме того, установлены сроки межведомственной переписки, касающейся заявлений и предложений, поступающих от населения.

Так, получив резолюцию руководителя, из которой следует, что письмо должно быть рассмотрено несколькими учреждениями, специалист обязан в течение семи дней отослать копии адресатам для работы. Получатели сами отвечают заявителю или отправляют информацию в ту организацию, из которой пришел запрос.

В последнем случае для формирования информации у них есть всего пятнадцать рабочих дней. Сроки ответа на письменное обращение граждан отслеживаются контролирующими органами. За их нарушение специалисты подвергаются взысканиям.

Ответы на обращения граждан: примеры

Приведем несколько писем, а потом разберем их.

  • «Уважаемый … Администрация органа рассмотрела ваше обращение от (дата) о нарушении законодательства по вопросам начисления пенсий. По сути вопроса сообщаем следующее. Органом контроля (указать) проведена проверка документации подразделения, занимающегося социальными выплатами, на соответствие начислений действующему законодательству. В ходе работы выявлены нарушения. Указанные в вашем обращении факты подтвердились. На настоящий момент все выявленные нарушения исправлены, работнику, их допустившему, объявлен выговор».
  • «Уважаемый … Рассмотрев ваше заявление от (дата) по поводу нарушения покоя граждан в ночное и вечернее время, сообщаю. Данный вопрос не относится к компетенции возглавляемого мною государственного учреждения. Ваше обращение передано в органы местного самоуправления и правопорядка для изучения и принятия решения по существу. Ответ будет направлен в ваш адрес этими учреждениями».

В примерах мы не указываем даты, имея в виду, что читатель усвоил: нарушение сроков ответа на обращение граждан недопустимо. Об этом написано выше.

Если вы внимательно прочли тексты, то увидели в них разницу в том, от какого лица написано. Документы формируются в зависимости от того, как проводилось рассмотрение обращений. Если вопрос не требует проработки, то начальник ставит на письме резолюцию, руководствуясь которой, специалист пишет ответ. Он может быть очень простым, односложным.

Подписывает этот документ руководитель, иногда от своего имени, чаще – от организации. Это решает сам начальник, когда продумывает ответ. Устное обращение граждан, к примеру, почти всегда рассматривается самим руководителем. Заявитель по итогам получает ответ того, к кому обращался. То есть послание получается личным.

Но так делают только в простых случаях. Если вопрос сложен, то никакой опытный руководитель не возьмет на себя ответственность за предоставленную информацию. Он, конечно, ставит свою подпись. Но отвечать за ошибки или огрехи будет исполнитель, тот специалист, который работал над текстом.

Его фамилия, иногда и должность, указывается внизу страницы или на оборотной ее стороне.

Как рассматриваются сложные обращения

Необходимо рассказать и о том, какова «работы бюрократа». Люди часто ругают государственных чиновников за то, что не могут добиться от них толкового ответа на свои вопросы. Но не все так просто. Специалисты не имеют права делать так, как им, возможно, хочется. Они работают под строгим контролем законодательства.

Как говорится, шаг вправо – и увольнение или неприятности с компетентными органами. Мы уже говорили, первая фаза рассмотрения обращения – это выявление органов и подразделений, в чью компетенцию входит решение проблемы. Их может быть много, не один и не два. А ответ следует сделать комплексным.

Законодательство не разрешает разбивать его на составные части и информировать о каждом кусочке отдельно. Следовательно, необходимо назначить ответственного за проект ответа на обращение граждан. Кто им может оказаться? Как правило, главным в этом деле будет тот отдел или организация, к которой проблема относится в наибольшей степени. Но не всегда.

[attention type=yellow]

Решение принимает руководитель. И он выбирает ответственного, учитывая персоналии. Лучше поручить собирать ответ тому, кому доверяешь, кто опытнее в этом деле и так далее. Потому иногда исполнителем (автором текста) может оказаться человек, занимающийся по инструкции несколько иными обязанностями. Это законодательно не запрещено.

[/attention]

А руководителю необходимо позаботиться о репутации организации. Конечно, сложные вопросы он поручает тому, у кого достаточно управленческого опыта, кто знает закон в теории и на практике умеет им пользоваться.

Заключительные советы

И заявителю, и адресату обращения необходимо усвоить схему рассмотрения, приведенную выше. Тогда они будут говорить на одном языке, больше понимать друг друга. А это, естественно, упрочит сотрудничество государства и общества. Необходимо усвоить, что есть законодательство.

Ему подчиняется ответчик, и за рамки выйти не имеет права. Зачем требовать от «бюрократов» невозможного? Все, что они могут, – это подчиняться законодательству. Поэтому и гражданин должен знать его основы.

Тогда не будет обращений про праздник шариков, которые только отрывают государственных служащих от серьезных дел.

Источник: https://FB.ru/article/264097/obrazets-otvetov-na-obrascheniya-grajdan-federalnyiy-zakon-o-poryadke-rassmotreniya-obrascheniy-grajdan-rossiyskoy-federatsii

Пришло письмо на эл. почту о переводе денег – как реагировать?

Мне на почту пришло письмо следующего содержания, что грамотно можно ответить?

Приветствую!

На электронную почту приходят самые разные сообщения, не обходится и без писем финансового плана.

В которых, в частности, утверждается, что вам была переведена некая сумма денег, оставлено наследство от дальнего родственника, живущего заграницей и т.п.

Довольно часто данные сообщения подкрепляются выписками о переводе фин. средств, которые прикладываются к письму или приходят в одном из следующих писем.

Давайте рассмотрим цель данных писем и то, какова должна быть ваша реакция на всё это.

Письмо «вы получили перевод в размере…»

Электронное сообщение с данной темой достаточно часто встречается, причём в сообщении, как правило, фигурирует банк «Associated Bank». Несмотря на то, что таковое финансовое учреждение действительно существует, оно по факту не имеет ничего общего к тем письмам, которые рассылаются пользователям.

Сами же письма могут быть как на английском, так и на русском. В последнем случае складывается впечатление, что текст был переведён с английского с помощью переводчика и отсюда возникает его топорность и сложность восприятия.

Зачем присылаются данные письма?

Стоит сразу сказать, что указанные в эти письмах суммы денег, наследство и тому подобные вещи вы получить не сможете, потому что цели этих «переводов на крупные суммы», «получения наследства от далёкого родственника», «заявок, что якобы одобрены на перевод денег» и прочих «супер уникальных предложений» вполне определённые:

  • Классическая СПАМ рассылка – письма, привлекающие внимание обещаниями о быстром обогащении (казино, биржи, опционы и прочее) лучше обходить стороной, не переходить по размещённым в письме ссылкам! Финансово обогащают они только создателей подобных средств «заработка» и тех, кто это всё рекламирует посредством массированных рассылок огромному количеству пользователей. Необходимо понять простую истину – действительно приносящие деньги решения в рекламе не нуждаются.
  • Манипуляция жертвой – доподлинно известно, что некоторые люди эмоциональны и весьма внушаемы. И если такой человек откроет письмо, увидит осуществлённый перевод, выигрыш или ждущее его наследство, то он на эмоциях может выполнить те действия, что описываются далее в письме, дабы увидеть ожидающее его «привалившее счастье».Вот только для получения якобы «причитающегося» необходимо сделать дополнительные вещи, прислать сканы своих документов, перевести некоторую сумму на якобы доставку выигрыша, наследства и т.п. Никогда не делайте этого, т.к. ваши документы могут быть использованы злоумышленниками, к примеру, получения кредита. И, само собой, не переводите деньги.
  • Распространение вирусов – к некоторым таким письмам прикладываются на первый взгляд безобидные файлы, якобы документы и прочее. Ни в коем случае не запускайте и не открывайте их без предварительной проверки антивирусом (если у вас его нет, то можете проверить On-line антивирусами). Особое внимание стоит уделить прикреплённым файлам, что имеют расширения, которые не свойственны для документов exe и всевозможные архивы (zip, rar и т.д.). Эти файлы страшны тем, что при их запуске вы, возможно, ничего и не заметите, но система будет заражена вирусом или другим злонамеренным ПО.

Способов «добычи» этих данных превеликое множество:

  • Возможно, вы вписали адрес своей электронной почты с соответствующее поле на каком-либо сайте, форуме, социальной сети, дабы другие его могли видеть. Но ваш адрес также может увидеть и специально созданный робот, который просматривает десятки тысяч страниц и «выцепляет» указанные адреса электронной почты.
  • Интернет сайты и сервисы подвергаются взломам, страдают как небольшие сайты, так и крупные порталы. И последствием взлома может являться «утечка» электронных адресов зарегистрированных пользователей, база которой в конечном итоге продаётся злоумышленникам.
  • Некоторые нерадивые владельцы интернет сервисов сами продают адреса электронной почты своих пользователей. И этим дело может не ограничиться, если для пользования сайтом\сервисом  требовалось указать номер телефона, то база этих номеров также может быть продана. Впоследствии на эти номера отправляется смс спам и происходит обзвон менеджерами по продажам.

Как реагировать на письма о денежных переводах, наследстве и т.п

Такие письма не стоит даже открывать. Если же ваше любопытство перевесило все разумные доводы и вы открыли данное письмо, то не вздумайте выполнять описанные там действия, переходить по размещённым там ссылкам, открывать прикреплённые файлы. Ваша безопасность в ваших руках.

Для данных электронных писем существуют спам фильтры, которые отлично отсеивают подобные «письма счастья» у большинства провайдеров электронной почты, но некоторый процент всё равно проскакивает и оказывается во входящих.

Для этих случаев можно воспользоваться фильтрами. Универсальной инструкции по их настройке и применению нет, т.к. у каждого сервиса электронной почты свои особенности. Обратитесь к справочной документации той службы, от которой у вас электронный ящик, или просто обратитесь в службу поддержки, где вам расскажут, как правильно блокировать «мусорные» письма.

На этом всё. Более не должно оставаться вопросов, что за письма с переводом денег, получение наследства и т.п. вещами вам время от времени приходят на электронную почту. Теперь вы знаете, что делать со всем этим и как оградить себя от подобного «мусора».

Источник: https://it-actual.ru/e-mail-message-about-money.html

«Вернусь с ответом»: как правильно вести деловую переписку | Rusbase

Мне на почту пришло письмо следующего содержания, что грамотно можно ответить?

«Уважаемые коллеги»‎, «убедительная просьба»‎, «по результатам встречи»‎ и подобные выражения давно стали пережитком канцеляризма и теперь считаются излишне формальными в деловой коммуникации. Современная переписка предполагает структурированность мыслей и словесную доступность. 

CEO коммуникационного агентства Monstars Ирина Ефимова рассказывает, как писать клиенту с новым предложением, отвечать на грубые сообщения и решать срочные задачи по email.

«Вернусь с ответом»: как правильно вести деловую переписку Ирина Ефимова

Эффективная письменная коммуникация — один из главных уроков, который компании вынесли в результате локдауна.

Правильно сформулировать мысль и донести ее в том виде, в котором она у вас в голове, не самая легкая задача.

Пусть многочисленные Zoom-встречи проходят куда продуктивнее, но только почта подтверждает достоверность вашей коммуникации, сохраняя самую важную информацию. Именно поэтому письмо должно быть легко читаемым. 

Но существуют моменты, которые злят любого получателя, — проверено на многолетнем опыте обмена электронными письмами. Вот они:

  • Небрежность. Письмо без темы, начало предложения со строчной буквы, орфографические ошибки видны сразу и могут моментально вывести адресата из себя. 
  • Одно письмо — несколько мыслей. Неудобно, когда в письме заключено сразу несколько идей и предложений: если у других коллег, которые стоят в копии, появятся вопросы, переписка быстро превратится в один сплошной поток из переспрашиваний. Поэтому в тему письма лучше сразу выносить ту проблему, которая будет решаться в переписке.
  • Письмо в выходной день. «Как твой отпуск?» — самое последнее, что хочет получить человек во время заслуженного отдыха. Если вам прислали такой вопрос, то это верный признак того, что за ним кроется предложение поработать прямо сейчас. На месте работодателя — сразу и вежливо объясните ситуацию, почему вы просите поработать человека в выходные. На месте сотрудника — дайте ответ, при этом не бойтесь отказать, если вы действительно не можете выполнить задачу.  
  • Срочная задача. ASAP или «эта задача в приоритете» сразу заставляют адресата испытывать стресс. Даже если задание и правда срочное, не стоит поднимать панику. Нужно спокойным тоном перенести срок сдачи, либо предложить помощь.
  • Панибратство. Чтобы не допускать ошибку в имени или не переходить слишком рано на «ты», лучше уточнить у сотрудника / коллеги / партнера формулировку комфортного к нему обращения с самого начала переписки.
  • Вспомогательные материалы следующим письмом. Перед отправкой перепроверьте несколько раз, точно ли вы приложили к письму все необходимые файлы. Если отправите их позже, вложения могут затеряться среди кипы других писем. 

Shuttesrtock/slava17

Кейсы

Деловая переписка не терпит шаблонов и канцеляризмов, поэтому о «добром времени суток» и «с надеждой на скорейший ответ» лучше забыть и заменить их на более человеческие и простые выражения.

И все же в каждом деловом письме есть особая логика, которая отличается в зависимости от проблемы, решаемой в переписке.

Ниже — несколько примеров ситуаций и советов, как решить все мирным путем и без нервных звонков.

Предложение о расширении сотрудничества

Здесь нужен индивидуальный подход, стандартных шаблонов в этом случае нет. Постарайтесь изначально прочувствовать своего клиента и ответить на следующие вопросы: «Какая информация ему понадобится?», «Как долго он будет принимать решение?», «Нужно ли ему время, чтобы посоветоваться с коллегами?». 

Как только вы прощупаете почву, переходите к презентации собственной идеи. Постарайтесь емко и кратко описать, в чем ключевой смысл вашего проекта. При этом не используйте водянистые выражения и восхваляющие эпитеты. Приводите основные причины, по которым вы обращаетесь к клиенту, рассказывайте, в чем будет состоять уникальность продукта. 

Если это первое письмо, объедините в нем только ту информацию, которой будет достаточно для ознакомления. И уже в последующем можно высылать сметы, детали проекта и особенности реализации. Главное — соблюсти дружелюбный посыл и не тяготить клиента. Обычно давление считывается сразу, поэтому не ждите от него сиюминутного принятия решения.

Что должно быть в вашем письме:

  1. Суть предложения.
  2. Описание проекта.
  3. Какую проблему решает продукт.
  4. Какие задачи стоят перед продуктом.
  5. Конечный результат, решение.
  6. Сроки реализации.
  7. Стоимость.
  8. Дедлайн ответа.

И в конце можно предложить дополнительный звонок, если клиент захочет обсудить проект детальнее.

Письмо потенциальному клиенту/партнеру по проекту

Одно дело, если вы выступаете с идеей о расширении вашего сотрудничества, а другое, если вы предлагаете совершенно новый продукт. Тут тактика написания письма меняется. Вам нужно соблазнить потенциальных партнеров или рекламодателей и привлечь их к сотрудничеству, но как? 

Во-первых, письмо должно быть персонализированным. Укажите имя адресата, чтобы письмо не выглядело рассылкой. Нелишними будут пара красивых слов о работе той компании или человека, на чью почту вы адресуете предложение.

Людям всегда нравится получать комплименты, а письмо с предложением нового продукта — лучший случай их сделать.

Стоит упомянуть успешно реализованные кейсы этой организации, чтобы адресат понял, насколько вы заинтересованы в сотрудничестве.

Во-вторых, дать получателю возможность отказаться. Именно этот посыл еще больше подтолкнет адресата на положительный ответ. 

В-третьих, не раскрывать все карты. По минимуму рассказать о продукте и предложить подробнее ознакомиться с дополнительными материалами, если у компании возникнет интерес.

Напоминание о дедлайне

Это очень щепетильная тема. Сделаешь коллеге замечание до дедлайна — только разозлишь его, а после истечения срока уже и сам будешь зол.

С первых строк важно дать понять человеку, что вы пишете с добрыми намерениями и заботитесь о благе компании. Не нужно прятаться за вопросом «Как дела?».

[attention type=red]

Лучше напрямую спросить «Как продвигается работа?», так как любые попытки подобной маскировки будут только раздражать коллегу. 

[/attention]

Поинтересуйтесь, как вы можете помочь в выполнении задачи или ускорить процесс — тогда ваш подопечный точно почувствует заботу. Главное, чтобы это выглядело искренне, а не лестно. Если он отвечает не сразу, постарайтесь терпеливо ждать и не сбрасывать на него множество коротких гневных сообщений с просьбой выслать все ASAP. 

Наем нового сотрудника

Приглашение нового специалиста в команду — отдельный вид переписки, в котором есть множество неочевидных моментов.

Письмо не должно быть наполнено самолюбованием и бесконечными дифирамбами вашей компании. Если специалист достаточно компетентный, он почувствует неискренность в письме и ответит отказом.

Поэтому на первом этапе не стоит давить на человека, лучше дать возможность заинтересоваться позицией.

Для начала представьтесь и дайте краткое описание деятельности компании, релевантное предлагаемой должности. А затем, как и в письме-предложении продукта, расскажите, чем вас впечатлил прошлый опыт работы кандидата и насколько он будет полезен в работе над проектами вашей организации.

Главное — в конце оставить «крючок» в виде предложения рассказать о вакансии поподробнее, человек точно на него клюнет или сразу ответит отказом. 

В последующей переписке обозначьте весь функционал и предложите оппоненту самому задать вопросы. Та часть, в которой работодатель и работник обсуждают заработную плату, обычно самая неловкая, но такого чувства можно избежать, если честно изложить все свои ожидания, дать право на отказ либо попытаться найти компромисс. 

Shutterstock/Pixel-Shot

Ответ на грубость в письме

Первое правило ответа на хамство — не отвечать хамством. Лучше спокойно начните диалог. С первых строк поблагодарите человека за обращение и признайте свою ошибку. Далее поделитесь своим видением ситуации и вариантом решения проблемы. Завершаем письмо вежливым предложением и готовностью продолжить общение.

Как достичь максимума

Нет никаких кодовых слов и шаблонных фраз, которые расположат читателя и загладят любой текстовый скандал. Ключевые составляющие любого делового письма — забота об адресате и уважение его границ. 

Если вы злитесь на получателя письма или пытаетесь навязать ему свое мнение, это сразу чувствуется даже сквозь текст. Поэтому старайтесь делать письмо как можно более удобным для адресата и писать, избегая подтекстов и завуалированных смыслов.

Фото на обложке: Shutterstock/SvetaZi

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Источник: https://rb.ru/opinion/business-correspondence/

20 советов для грамотной электронной переписки

Мне на почту пришло письмо следующего содержания, что грамотно можно ответить?

Общение по электронной почте – это не просто отправка и получение писем. Как и при любом другом общении в переписке нужно соблюдать некоторые правила этикета.

Можно досконально знать все инструменты Outlook и в совершенстве владеть всеми его функциями, но в глазах коллег всё равно прослыть человеком, не умеющим обращаться с электронной почтой.

Исходя из нашего опыта (накопленного за время работы в крупных компаниях самых разных отраслей), мы выделили несколько правил, которые следует соблюдать при электронной переписке, чтобы не усложнять себе жизнь и не бесить коллег ;)

Десять вещей, которые НУЖНО делать:

1) Читайте свои письма перед отправкой. Опечатки, описки и неудачные формулировки точно не прибавят Вам плюсов в карму. А если Вы отвечаете на важное письмо, то перечитать ответ стоит пару-тройку раз.

А если Вы часто вспоминаете о важной ошибке в письме сразу после отправки, то советуем настроить задержку отправки.

И помните, что любое сообщение может оказаться после пересылки у кого угодно (даже надежные коллеги иногда оказываются хитрее, чем мы думаем), поэтому личные темы и сплетни лучше обсуждать другим способом.

2) Старайтесь указывать максимально точную и понятную тему письма. Письмо с темой “Перенос” воспринимается гораздо хуже, чем с темой “FYI: Перенос собрания фин службы на след. неделю“. Конечно, использование префиксов (вроде FYI – For You Information) – это высший пилотаж, но адекватная тема – musthave для любого письма.

Также внимательно следите за темами писем, на которые Вы отвечаете. Если переписка ушла далеко от изначальной темы – следует изменить ее. А когда отправляете свой очередной отчёт путем создания сообщения из старого, не забывайте убирать “RE:” в начале письма. И не отправляйте письма без темы!

[attention type=green]

3) Пишите максимально чётко и коротко. Не растекайтесь мыслию по древу. Ваши лонгриды никому не нужны в суматохе типичного рабочего дня. Пишите коротко и по существу.

[/attention]

Самое важное пишите в самом начале письма, незначительное – в конце. Часто это позволит получателю обращать внимание на содержимое письма еще в окне предварительного просмотра.

При необходимости – делите текст на абзацы. Каждый новый посыл – новый абзац.

4) Выделяйте важное. Помечайте цветом или жирным шрифтом самые важные моменты. Это помогает получателю правильно расставить акценты и понять Ваш посыл.

Во многих случаях – дает дополнительную мотивацию на скорейший и верный ответ.

Если Вам кажется, что нужно пометить большую часть письма, то либо Вы не умеете выделять важное из общего потока, либо письмо лучше оставить без форматирования.

5) Выделяйте обращения в тексте письма.

Если у письма несколько адресатов, а Вы в тексте обращаетесь к кому-то конкретному, то обязательно выделите обращение (например, имя и отчество) жирным шрифтом или каким-то цветом.

Так человек быстрее поймёт, что Вы обращаетесь именно к нему. Кроме того, если в адресатах два Сергея, а Вы просите о чём то одного из них, то обратитесь по отчеству или фамилии, чтобы не возникло путаницы.

6) Правильно выбирайте адресатов. Разделение на адресатов и “Копию” придумана не просто так. В первую строку ставьте тех, для кого письмо носит первостепенную важность, непосредственных исполнителей, ответственных по вопросу сообщения или тех, кто должен на него ответить.

В копию ставьте тех, кто просто информируется о переписке, контролирует её, не принимая непосредственного участия (например, прямые руководители) или хочет быть в курсе событий. Если адресат не подходит ни в одну группу – не ставьте его в письмо, он явно тут лишний.

[attention type=yellow]

Также будьте осторожнее при работе с группами (в них могут присутствовать нежелательные адресаты). И помните про скрытую копию.

[/attention]

7) Когда нужен немедленный ответ – используйте телефон или чат.

Письма, отправленные по электронной почте, могут утонуть в огромном потоке сообщений получателя, ошибочно улететь не в ту папку (привет, неверная настройка правил) или просто остаться не замеченными по причине выключенного Outlook. Если нужно срочно получить ответ – звоните или пишите в час или мессенджер. Как показывает практика, такой способ в разы надежнее.

8) Используйте пометки, напоминания, категории для отправленных писем. Если у Вас действительно много работы, то отправленное по электронной почте поручение вполне может быть забыто.

Хорошо, если получатель всё сделал как надо и ответил Вам. А если нет? Чтобы не забывать про свои же письма, при отправке ставьте на них напоминания или категории.

Лишняя пара секунд, потраченная на это, может помочь избежать серьезных проблем в будущем.

9) Правильно реагируйте на ошибочные рассылки в Ваш адрес. Если к Вам пришло письмо, адресованное не Вам (опечатка в имени получателя или наличие вашего адреса в группе, в которой Вас уже не должно быть), важно предпринять контрмеры. Если проигнорировать сей факт, то вероятность получить новые чужие письма весьма высока.

К тому же, отправитель может не заметить ошибки и будет ждать ответа, которого никогда не дождется. Если Вы знаете, кому адресовано письмо – перешлите его верному получателю, поставив отправителя в копию. Если Вас надо исключить из группы рассылок, то напишите администратору или хозяину группы (чтобы спам-атака прекратилась).

Если Вы перешли на другую должность и десятки писем в день приходится пересылать вашему преемнику – настройте быстрое действие.

[attention type=red]

10) Уточняйте, на что именно отвечаете. Когда отвечаете на письмо и нужно прокомментировать конкретные пункты, можно выделять ответ и то, на что отвечаете, одинаковым цветом (но избегайте избыточного форматирования).

[/attention]

А можно отвечать прямо в тексте исходного письма, включив автоматическое добавление имени или иного примечания в настройках.

В любом случае, Ваша цель – ответить так, чтобы было понятно, на что именно Вы ответили. Способ подбирайте под собственный вкус и сложившийся в организации стиль переписки. И не удаляйте из письма при ответе то, что писали не Вы.

Десять вещей, которые НЕ НУЖНО делать:

1) Не используйте излишнее форматирование. Не нужно использовать кучу разных цветов, заливок, шрифтов и прочего. Старайтесь избегать курсива и шрифтов вроде Comic Sans MS. Они плохо читаются. Минимализм лучше творческого подхода.

Представления о красоте у всех разные, поэтому Ваше сообщение с заливками, картинками, 3-D фигурами и фоном может кому-то показаться безвкусным и избыточно загроможденным.

И неважно, чей вкус в итоге лучше и кто прав, просто избегайте таких ситуаций.

Кстати, это же касается подписи. Не пытайтесь создать супер-эффектный вариант. Это не всегда уместно. задача подписи – донести до получателя Вашу контактную информацию.

2) Не торопитесь с ответом. Не старайтесь мгновенно отвечать на сообщения. Лучше дать себе время на обдумывание и немного разочаровать отправителя письма отсутствием мгновенного ответа, чем поторопиться и крупно облажаться.

Если письмо уж очень важное, можете ответить, что обдумываете его. Так отправитель будет уверен, что сообщение получено и взято в работу и, возможно, не станет Вас торопить. И никогда не пишите в момент эмоционального всплеска (в приступах гнева или бурной радости).

Остыньте и подойдите к делу с холодной головой.

3) Не ставьте босса во все сообщения подряд. Совет по большей части для новичков. Научитесь определять, где нужно поставить в копию непосредственного начальника, а где это не так, чтобы обязательно.

Можете обсудить это с руководителем, чтобы не терроризировать его спамом. Ну и в личных целях это применять крайне полезно.

[attention type=green]

Этот навык хорошо развит у опытных сотрудников, а новичкам стоит его освоить как можно быстрее.

[/attention]

4) Не напоминайте о необходимости ответа ранее, чем через сутки. Не стоит засыпать коллегу требованиями быстрее ответить на письмо. Возможно, он его еще не видел. А возможно, ему некогда и Ваша настойчивость вызовет в нем стойкое желание затянуть сроки по максимуму. Если дело не терпит отлагательств – звоните или пишите в чат/мессенджер.

5) Не ставьте во все сообщения требование подтвердить получение. Эта функция должна использоваться только тогда, когда есть вероятность, что адресат может не получить письмо (что бывает не так уж часто, честно говоря).

6) Не ставьте везде пометку “Высокая важность”. Наличие такой пометки в каждом письме не сделает Вас важной шишкой в глазах коллег. Эффект будет обратный. Когда Вы отправите действительно значимое письмо, всего его просто проигнорируют, так как привыкли к Вашим бесконечным “важным” письмам.

7) Не делайте вложение, если можно дать ссылку. В большинстве случаев ссылка на файл, лежащий в общей локальной сети предпочтительнее, чем вложение этого файла в письмо.

Особенно, если документ большой (например, сложная таблица Excel). Со ссылкой работать проще, чем с вложением (да, для многих пользователей это проблема). К тому же, такое письмо не занимает место в почтовом ящике.

Но ссылку лучше давать на копию файла, чтобы получатель ничего не сломал в оригинале.

8) Не удаляйте адресатов из общей переписки. Если переписка запущена не Вами и Вы в ней не Big Boss, то не стоит удалять адресатов при очередном ответе. Раз их туда добавили – значит они там нужны. К тому же, это может повлиять на работу правил в почтовых клиентах коллег (многие создают правила по адресатам на отдельные переписки).

[attention type=yellow]

9) Не жмите всегда “Ответить всем”. Очень часто в общей переписке Вам нужно ответить какую-то мелочь, обратиться к кому-то лично или перекинуться идеей с парой коллег. В таких случаях научитесь различать кнопки “Ответить” и “Ответить всем”. Будьте уважительны, не рассылайте на всех подряд лишние письма. Перед ответом дважды подумайте, какую кнопку стоит нажать.

[/attention]

10) НЕ ВКЛЮЧАЙТЕ CAPS LOCK! ЭТО ЖУТКО БЕСИТ!

Несмотря на всю очевидность и разумность этих советов, наш опыт показывает, что пользуется ими в лучшем случае каждый пятый. Пополняйте эти светлые ряды!

Поддержать наш проект и его дальнейшее развитие можно вот здесь.

Ваши вопросы по статье можете задавать через нашего бота обратной связи в Telegram: @KillOot

С уважением, команда tDots.ru

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/59affb7afd96b11e8eadd771/20-sovetov-dlia-gramotnoi-elektronnoi-perepiski-5ac71eea256d5c1389817f3c

5 правил e-mail-этикета или как всегда получать ответы на свои письма

Мне на почту пришло письмо следующего содержания, что грамотно можно ответить?

Написать письмо не составляет большого труда, но как сделать так, чтобы получить на него ответ от занятого человека, который вас не знает?

Mattan Griffel, лидер обучающего проекта One Month Rails и партнер проекта Growhack, ежедневно получает около сотни электронных писем, и каждое из них не должно остаться без ответа.

Специально для этого Mattan выделяет около часа времени в своем графике каждый день, определяя, какие из них требуют срочного ответа, а какие – нет.

Ведь иногда просто нет времени вчитываться в огромные полотна текста или пытаться дать ответ на неконкретный вопрос, додумывая за автора, что он хотел сказать или попросить.

Спустя некоторое время Mattan определил несколько основных факторов, которые должны помочь написать такой e-mail, на который вы всегда получите ответ даже от занятого человека.

Пишите короткие письма

Если ваш e-mail длиной в 2-3 предложения, его намного проще прочитать прямо сейчас, а не откладывать в долгий ящик. Если же вы пишете письмо в несколько абзацев, будьте готовы к тому, что вам придется ждать ответ достаточно долго.

Сделайте текст читабельным

Человеку намного проще воспринимать информацию, разбитую на короткие параграфы в несколько предложений, с четкими списками и отдельными блоками, чем сплошное полотно текста. Mattan приводит несколько примеров писем, которые он получает.

Плохой пример:

«Добрый день, Mattan!

Я записался на Ваш апрельский тренинг и хочу сказать, что это очень хороший вводный курс. Сейчас я, следуя вашему совету, использую Hartl Tutorial. И хочу спросить у Вас совет. Существуют ли какие-то аналоги Hartl’s Rails Tutorial для разработки приложения для iPhone? Я хочу создать Rails сайт для бизнеса моей жены, а вместе с ним и приложение для iPhone. Буду очень благодарен за помощь.»

Это письмо достаточно тяжело читать. Вы не можете уловить суть, просто пробежавшись по нему глазами, и поэтому должны потратить больше времени и сил, чтобы прочитать весь текст.

А можно было написать вот так:

«Добрый день, Mattan!

Хочу поблагодарить Вас за курс One Month Rails. По вашему совету я сейчас делаю Michael Hartl Ruby, используя учебник Rails.

У меня короткий вопрос: знаете ли вы какие-то курсы по типу HartTutorial, но для iPhone приложений

Второй вариант письма читать намного проще, и сразу становится понятно, что от тебя хотят. Чтобы добиваться того же эффекта, разделяйте абзацы на короткие предложения, выделяйте призыв к действию и используйте выделение текста «жирным» или «курсивом», обращая внимание читателя на важные части текста.

Четко объясните, что вы хотите, чтобы я сделал

Наверное, нет ничего хуже, чем когда тебе присылают письмо с большим количеством информации, но не говорят, что конкретно хотят. Лично я часто отвечаю на такие письма одним предложением: «Что вы хотите, чтобы я сделал?».

Вы хотите, чтобы я вас кому-то представил? Или чтобы прочитал ваш пост в блоге и дал обратную связь? Или вы хотите, чтобы я ответил, смогу ли посетить ваше мероприятие? Будьте конкретными и скажите мне об этом сразу.

Плохой пример:

Я только что посмотрел ваш курс по компьютерному программированию. Мне 14 и это то, чем я хотел бы заниматься в жизни. Не могли бы вы мне помочь в этом? Очень хочу получить Ваш ответ.

В этом письме призыв к действию «помогите мне», но я не знаю, что это значит и какой ответ я должен дать. Более конкретный вариант:

Добрый день, Mattan!

Мне 14 и я хочу учиться программированию. Какой ресурс вы бы мне порекомендовали в первую очередь для этого?

[attention type=red]

Если вам нужно отправить длинное письмо с большим количеством информации, пишите призыв к действию в самом начале. Например: «Я пишу Вам это письмо, чтобы узнать, сможете ли Вы посетить наше мероприятие, описанное ниже. Просто ответьте «Да» или «Нет».

[/attention]

Такой прием так же помогает получателю определить, нужно ли ему переслать этот e-mail своему коллеге, которому он зачастую делегирует такие задачи.

Будьте благоразумны со своим запросом

Сегодня очень просто отправить письмо, потратив на это 30 секунд, которое заставит получателя посвятить ответу час своего времени, а то и больше.

Не нужно просить в письме, чтобы я перешел на сайт вашего стартапа и дал вам обратную связь. Эта просьба включает в себя тщательный обзор и анализ продукта, а это занимает достаточно много времени.

Если я получу письмо, на которое смогу ответить за 2 минуты, я сразу же это сделаю.

Насчет чего вы хотите получить ответ? Насчет вашей бизнес-модели? Или цвета кнопки на сайте? Возможно, текста? Будьте конкретны и обоснованы в своих просьбах.

Не стоит надеяться, что респондент проделает за вас вашу работу и определит, что на самом деле вы от него хотите. Не стоит задавать вопрос по типу «Как вы думаете, что нам нужно сделать, чтобы получить больше пользователей?». И не стоит просить о том, что требует много сил и ресурсов человека, к которому вы обращаетесь. Например:

Не согласитесь ли вы пообедать со мной и еще одним соучредителем? Мы бы хотели рассказать вам, чем занимаемся, и узнать ваше мнение насчет нашего проекта.

[attention type=green]

Такого рода запросы зачастую означают, что человек, написавший письмо, на самом деле не знает, чего хочет от респондента. Не удивительно, что такие имейлы получают отказы.

[/attention]

В зависимости от количества работы и приоритетности, Mattan соглашается сделать следующее:

  • Дать короткий ответ – «Спасибо» или «Это очень много для меня значит».
  • Ответить на конкретный вопрос – если это возможно сделать меньше чем за 2 минуты.
  • Провести быстрый skype-call или разговор по телефону – около 15 минут.
  • Встретиться на кофе – около 45 минут.

Конечно, если он видит, что личную встречу можно заменить телефонным разговором, он будет настаивать на последнем, чтобы сэкономить свое время.

Докажите, почему я должен потратить время, чтобы помочь вам

Человек, который получает сотни запросов и просьб каждый день, физически не может откликаться на них все. Поэтому приходится выбирать, основываясь на информации, которую он получает.

Поэтому, представляя себя в письме, стоит указать о своем прошлом успешном опыте работы, о проектах, которые знает респондент. Если же у вас пока нет богатого опыта, укажите ссылку на свой сайт, чтобы доказать, что вы делаете что-то действительно значимое.

Ваша задача – заинтересовать человека и мотивировать его потратить свое время именно на вас.

В этих советах нет ничего нового, однако с их помощью можно написать лаконичный, читабельный и конкретный e-mail, и тем самым повысить свои шансы получить ответ.

Источник: https://Lifehacker.ru/5-pravil-e-mail-etiketa/

О законе
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: